物料是制作企業(yè)成本的重要組成部分，為此制造企業(yè)必須不斷學(xué)習物料管理理論，在吸收先進(jìn)的物料成本管理方法的基礎上，加強和完善物料成本管理，科學(xué)合理的編制物料需求。企業(yè)的物料，一般可分為生產(chǎn)物料與非生產(chǎn)物料。對于生產(chǎn)物料而言，絕大多數的制造企業(yè)都比較重視，且對其的管理與采購不管從人力還是物力上都投入較多，而對于非生產(chǎn)物料而言，其往往被當前大多數制造企業(yè)所忽視。因此，下面精益生產(chǎn)咨詢(xún)公司就制造企業(yè)如何建立一套科學(xué)的非生產(chǎn)物料管理控制、成本控制的方法以及非生產(chǎn)性物料的采購模式進(jìn)行了探討與分析。

物料管理

一、非生產(chǎn)物料定義

非生產(chǎn)物料定義：“不構成產(chǎn)品實(shí)體的、非采購部采購范圍的一切物料、物品。”非生產(chǎn)物料管理控制的目標：以合理的采購成本、采購費用、倉存費用，采購和儲存非生產(chǎn)物料，最大可能地滿(mǎn)足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)對非生產(chǎn)物料的需求，保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。

二、非生產(chǎn)物料管理控制三要點(diǎn)

(一)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)之一：部門(mén)月計劃

具體部門(mén)是非生產(chǎn)物料的消耗方向。部門(mén)的非生產(chǎn)物料月份耗用量準確度，是非生產(chǎn)物料管理控制的基礎點(diǎn)。如何準確制定本部門(mén)的非生產(chǎn)物料月份耗用量，是具體消耗非生產(chǎn)物料部門(mén)的責任。

(二)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)之二：月采購計劃

非生產(chǎn)物料的采購過(guò)程是一采購行為的執行過(guò)程。采購量、采購的非生產(chǎn)物料品質(zhì)、采購周期是這一過(guò)程的管理控制點(diǎn)。性?xún)r(jià)比的合理性，供應商的確定，供應商產(chǎn)品質(zhì)量的判定，多長(cháng)的時(shí)間采購一次，每一次應采購多少等問(wèn)題，是編制采購計劃應達到的基本要求。這是非生產(chǎn)物料采購部門(mén)的責任。

(三)非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)之三：倉庫

倉庫是聯(lián)系采購與領(lǐng)用的中間環(huán)節。這一環(huán)節非生產(chǎn)物料管理控制點(diǎn)在于：庫存的周期，庫存的費用，結合采購與領(lǐng)用的合理庫存量的確定。這是非生產(chǎn)物料倉庫管理部門(mén)的責任。

三、非生產(chǎn)性物料采購管理及成本控制

非生產(chǎn)性費用有三大特點(diǎn)：費用發(fā)生零散。非生產(chǎn)性費用發(fā)生頻率高但數額一般不大，這是非生產(chǎn)性費用與其他費用相比的一大特點(diǎn)；容易被忽視。由于每筆費用的額度不大，所以容易被制造企業(yè)的管理層忽視，從而造成企業(yè)費用管理上的一個(gè)漏洞；不可預見(jiàn)性大。制造企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是一個(gè)異常復雜的過(guò)程，這就造成了企業(yè)在很多非生產(chǎn)性費用開(kāi)支方面的不可預見(jiàn)性，給企業(yè)的費用控制帶來(lái)了很多難處。

(一)非生產(chǎn)性物料采購對于制造企業(yè)所帶來(lái)的挑戰

1、對物料管理的挑戰

現在大部分企業(yè)都運用了ERP系統來(lái)管理企業(yè)的生產(chǎn)物料，然而生產(chǎn)原料和零件的采購一般都在ERP系統中進(jìn)行管理，非生產(chǎn)性采購大部分都在ERP系統外管理，即使在ERP中進(jìn)行管理也會(huì )覺(jué)得很別扭。這是因為大多數ERP系統中的采購管理是為生產(chǎn)性采購而設計的，而非生產(chǎn)性采購的管理流程和管控重點(diǎn)是不一樣的。

生產(chǎn)性采購直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)，其合法性來(lái)自于生產(chǎn)計劃以及物料需求計劃，并可短期內產(chǎn)生直接收入。而非生產(chǎn)性采購則不同，我們就拿公司電腦設備的購買(mǎi)或維修來(lái)說(shuō)吧，這是一筆費用性支出，對于這個(gè)費用，企業(yè)一般每年都會(huì )有單獨預算，當一筆費用將要實(shí)際發(fā)生時(shí)，我們就會(huì )先看看：這項預算已用了多少？還剩多少？如果要發(fā)生這筆費用，會(huì )超預算嗎？如果沒(méi)超預算，要走哪個(gè)審批流程？按照這筆費用的金額，需要經(jīng)理審批？還是需要總監？如果費用發(fā)生會(huì )超預算，要走特殊審批流程嗎？ 由此可以看出，非生產(chǎn)采購是通過(guò)預算和審批流程來(lái)進(jìn)行管控的，因此需要更加嚴格的管控流程。

2、對財務(wù)管理的挑戰

對于企業(yè)財務(wù)管理來(lái)說(shuō)所有費用都要進(jìn)行計劃(預算)、監控和分析審計。新財年前，需要做每項費用年度預算甚至是月度預算；在執行過(guò)程中，費用發(fā)生前，要確保費用支出是在預算范圍內；費用發(fā)生后需要分析審計，需要從財務(wù)賬追查到業(yè)務(wù)的明細賬。

對于生產(chǎn)性采購，由于采購系統和財務(wù)系統的集成，財務(wù)人員很容易從財務(wù)賬查到業(yè)務(wù)明細賬。而大多數企業(yè)的非生產(chǎn)性采購都是通過(guò)Excel或紙質(zhì)文件進(jìn)行管理的，也有使用獨立于ERP財務(wù)系統的購買(mǎi)或開(kāi)發(fā)的第三方系統，但無(wú)論哪種方式，大多數都是通過(guò)按大類(lèi)做匯總憑證記到財務(wù)賬中，財務(wù)管理人員很難將匯總的財務(wù)賬對應到非生產(chǎn)性采購的明細賬。即使不做匯總憑證，而做明細憑證，因為工作量大和手工操作等原因，財務(wù)賬的準確性也難于保證。這對于財務(wù)管理的審計和控制來(lái)說(shuō)都是一個(gè)不小的挑戰和風(fēng)險。

對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，無(wú)論是生產(chǎn)性采購和非生產(chǎn)性采購都是要付錢(qián)出去的，因此同樣需要嚴謹的分析和審計。因此只有將非生產(chǎn)性采購業(yè)務(wù)的系統和財務(wù)管理系統緊密集成，才能象生產(chǎn)性采購一樣能從財務(wù)賬一步一步查找到業(yè)務(wù)的原始憑證，實(shí)現真正意義上的分析和審計。

(二)非生產(chǎn)物料成本控制的幾個(gè)有效手段

1、制度保障

必須重視非生產(chǎn)性費用控制的重要性，并要有相關(guān)的管理制度和控制細則來(lái)規范。在總結公司以前費用控制管理辦法的基礎上，制定了《費用控制管理細則》。管理細則須重點(diǎn)明確。非生產(chǎn)性費用分類(lèi)明細：每個(gè)公司可根據自己公司的業(yè)務(wù)情況，列出了相適應的費用分類(lèi)明細，分類(lèi)須對給類(lèi)費用作一個(gè)盡可能詳盡的描述，便于公司其他部門(mén)學(xué)習。

2、實(shí)行“三控”政策

制造企業(yè)在非生產(chǎn)物料的成本控制管理上應采取“三控”政策，即控制單價(jià)、控制用量、控制結余?？刂茊蝺r(jià)，通過(guò)建立常用非生產(chǎn)物料核價(jià)一覽表，來(lái)控制非生產(chǎn)物料的采購單價(jià)，使物料單價(jià)信息透明，防止采購舞弊；控制用量，通過(guò)建立部門(mén)標準配置表，來(lái)控制各部門(mén)超標支出，同時(shí)配置量由人員編制、產(chǎn)線(xiàn)配置、使用頻度等要素決定，且原則上配置量不會(huì )改變，使用損壞時(shí)堅持以舊換新，只有配置要素變更時(shí)方允許調整標準配置表；控制結存，通過(guò)建立重要物品登記卡，來(lái)防止物品遺失、確保責任到人，且人員離職時(shí)需交接，丟失或損壞需折價(jià)賠償。

3、強化部門(mén)核算

成本控制實(shí)際上是一個(gè)全員參與、個(gè)體控制的過(guò)程。說(shuō)它全員參與是指企業(yè)的每一個(gè)人都會(huì )影響成本控制的結果，但成本控制的重點(diǎn)不是這些單個(gè)的個(gè)體，而是這些個(gè)體的直接領(lǐng)導者――部門(mén)經(jīng)理們。

現代企業(yè)對部門(mén)經(jīng)理的職能界定上最主要的一項就是：對本部門(mén)的成本進(jìn)行有效控制。如果部門(mén)經(jīng)理們真正對本部門(mén)非生產(chǎn)物料實(shí)施了有效的成本控制，實(shí)際上就實(shí)現了整個(gè)企業(yè)非生產(chǎn)物料的成本控制目標。

因此實(shí)行以部門(mén)為單位的“部門(mén)核算”方法是一個(gè)有效的工具。其具體的實(shí)施方法如下：

明確部門(mén)經(jīng)理的費用管理職責權限，將其對本部門(mén)非生產(chǎn)物料費用的成本控制任務(wù)作為考核和監督部門(mén)經(jīng)理的重要內容之一來(lái)明確說(shuō)明，通過(guò)部門(mén)經(jīng)理的控制以及員工的普遍監督達成目標，實(shí)現公司內的“非生產(chǎn)物料成本控制”目的。部門(mén)核算優(yōu)點(diǎn)是極大地調動(dòng)了中層管理人員、員工的積極性和責任心，解決了兩個(gè)問(wèn)題：部門(mén)主管不管和沒(méi)有依據管的問(wèn)題，沒(méi)有制度就沒(méi)有執行的依據，部門(mén)主管怎樣來(lái)管？為什么管？往往會(huì )導致這樣的問(wèn)題：部門(mén)主管做“好好先生”――只要員工申請就簽字，或者部門(mén)主管想控制，但有依據嗎？沒(méi)有。 實(shí)施部門(mén)核算最重要、也最關(guān)鍵的問(wèn)題是：怎樣確定部門(mén)的預算，預算高了失去核算的意義，預算低了部門(mén)會(huì )難以運轉，關(guān)鍵是確定這個(gè)“度”，要想處理好這個(gè)問(wèn)題，關(guān)鍵的就是發(fā)動(dòng)財務(wù)、行政部門(mén)（成本運行部門(mén)）的力量，同時(shí)在制定這個(gè)指標時(shí)考慮縮小執行周期，比如一個(gè)季度。在第一、二個(gè)（甚至更多）考核周期內依照實(shí)際進(jìn)行微調，需要一段試運行。

4、建立合理的獎懲激勵機制

為刺激部門(mén)領(lǐng)導和員工的非生產(chǎn)物料成本控制意識，一般的核算辦法中都包含這樣的信息：凡年度非生產(chǎn)物料成本低于預算、利潤高于預算的部分按比例進(jìn)行獎勵，獎勵的方法是按照一定比例進(jìn)行部門(mén)提留，反之進(jìn)行相應懲罰。年度非生產(chǎn)物料費用的控制結果將直接影響部門(mén)領(lǐng)導的年度薪酬，企業(yè)通過(guò)對部門(mén)領(lǐng)導的控制、員工本身的控制意識增強以及員工――部門(mén)領(lǐng)導間的自覺(jué)監督實(shí)現了非生產(chǎn)物料成本控制的目標。

5、及時(shí)通報，建立季度費用通報制

費用歸口管理制是保障公司費用的有序發(fā)生，而季度非生產(chǎn)物料費用通報制的目的在于通過(guò)季度通報使各非生產(chǎn)物料費用發(fā)生單位明白自己已經(jīng)發(fā)生的各項費用情況，從而有計劃地安排非生產(chǎn)物料費用支出，避免非生產(chǎn)物料費用發(fā)生的盲目性和超指標。

四、結束語(yǔ)

總之，制造企業(yè)的非生產(chǎn)物料管理是一個(gè)系統的工程，需要企業(yè)的管理層、財務(wù)部門(mén)、采購部門(mén)以及其他各內部職能部門(mén)共同參與，通過(guò)制度保障，實(shí)行“三控”政策，強調部門(mén)核算，運用合理的獎懲激勵機制，及時(shí)通報，建立季度費用通報制等方法來(lái)形成一套科學(xué)的非生產(chǎn)物料管理控制、成本控制的方法，以及非生產(chǎn)性物料的采購模式，為制造企業(yè)的運營(yíng)與發(fā)展提供有利的支持。