新益為6S咨詢(xún)公司概述：實(shí)物檔案最為高校教育教學(xué)活動(dòng)的歷史見(jiàn)證者和承載者，直接反映了學(xué)校的發(fā)展過(guò)程。但隨著(zhù)學(xué)校的發(fā)展，實(shí)物檔案數量眾多、形式各異以及不可復制性，使其在管理中遇到了不少的問(wèn)題。當工業(yè)6S管理作用凸顯時(shí)，高校也將6S管理運用到了實(shí)物檔案管理中。

高校實(shí)物檔案6S管理

6S管理起源于日本，它是通過(guò)理順工作現場(chǎng)秩序以及培養人的良好習慣從而達到提高工作效率、提升人員基本素養的有效方法。將6S管理運用到高校實(shí)物檔案管理中，具體的辦法如下：

一、6S管理整理階段——全面收集、規范整理、合理分類(lèi)

在工業(yè)企業(yè)的6S管理推進(jìn)中，整理階段工作是將生產(chǎn)現場(chǎng)所有非必需品如廢棄物及私人物品清除出工作區，減少非必需品對存放環(huán)境造成的負擔，為塑造一個(gè)整潔有序的環(huán)境創(chuàng )造良好條件。針對高校實(shí)物檔案6S管理，整理階段的主要任務(wù)是收集、鑒定、整理分類(lèi)。實(shí)物檔案的收集不同于其他門(mén)類(lèi)檔案，主要采用日常收集和定時(shí)征集結合的方法，檔案管理人員在日常工作中，隨時(shí)隨地的接收登記，不定時(shí)在學(xué)校的各種媒體的新聞報道和網(wǎng)絡(luò )發(fā)布中獲取信息，掌握工作動(dòng)態(tài)，有針對性地收集。同時(shí)，學(xué)校每年發(fā)布征集實(shí)物、史料檔案的通知，采取獎勵等方式在校內外征集有珍藏價(jià)值的實(shí)物檔案。

為保障實(shí)物檔案收集歸檔完整齊全，應把實(shí)物檔案的整理歸檔工作納人各部門(mén)院系的工作職責范圍。在實(shí)物的鑒定方面，要樹(shù)立精品意識，切忌過(guò)多過(guò)濫，盡量把具有典型代表性的具有查考利用價(jià)值的、具有珍藏價(jià)值、彰顯學(xué)校特色的實(shí)物檔案收集進(jìn)檔案部門(mén)統一管理。對于只具有一般意義的實(shí)物檔案由涉及的單位以及個(gè)人保管，不必收集進(jìn)檔案部門(mén)。整理實(shí)物檔案的工作內容是將凌亂的、孤立的、無(wú)序的實(shí)物檔案以件套為單位加以分類(lèi)，6S管理整理的原則是保持實(shí)物原始特性、實(shí)物原有關(guān)聯(lián)性。實(shí)物檔案按外在形式分：獎杯獎狀類(lèi)、字畫(huà)類(lèi)、證書(shū)證章類(lèi)、錦旗類(lèi)、牌匾類(lèi)、工藝品類(lèi)（紀念品）、其他類(lèi)等，對于體積大、展廳展示（長(cháng)期不在檔案室）以及珍貴的實(shí)物檔案除了分類(lèi)登記歸檔外，為便于檢索和利用，要建立與實(shí)物相關(guān)聯(lián)的照片檔案加以歸檔管理。

二、6S管理整頓階段一明確標識（編號、編目）、科學(xué)布局、合理裝具。

整頓工作的內容包括：以時(shí)期為綱，將整理分類(lèi)后的實(shí)物檔案整齊排列，每一件套編一個(gè)檔號，檔號為實(shí)物類(lèi)號一時(shí)間一件（套）號。這里僅以重要實(shí)物檔案的擺放為例，本館保存的珍貴實(shí)物檔案如林紓字畫(huà)等檔案中只保留照片，檔號為：字畫(huà)類(lèi)一1903-01，實(shí)物檔案目錄項目設定與紙質(zhì)檔案相同，設編號、題名、責任者、年代、存檔時(shí)間件套數量、存放地方備注等項目。

為了細化實(shí)物檔案的6S管理，要在實(shí)物上加以標簽，標識實(shí)物的總體情況，即附相應的文字說(shuō)明，內容包括：檔號、授予或贈與單位（姓名）、接受時(shí)間、歸檔時(shí)間以及相應的文字介紹。用照片或復制品代替實(shí)物歸檔管理的，也要按照以上所述歸檔方法編檔號、目錄和排序，并在照片上貼標識注明實(shí)物的總體情況，應特別注意要保證實(shí)物與照片的序號等一一對應。由于實(shí)物檔案載體多樣、形狀大小不等，難以按統一的標準存放。因此，要針對實(shí)物的自然特征選擇合適的裝具存放，特殊實(shí)物存放要定制專(zhuān)用的柜架。實(shí)物的擺放要整齊有序，力避疊加存放。字畫(huà)類(lèi)實(shí)物，要統一制作畫(huà)軸盒，證書(shū)類(lèi)可整齊排列放置到檔案盒內，印章類(lèi)可放置于檔案袋或專(zhuān)用印章模具內，珍貴的實(shí)物檔案如名人書(shū)畫(huà)、題詞等需用專(zhuān)門(mén)的具有安全防護的檔案裝具妥善保管。對于榮譽(yù)類(lèi)的獎杯、獎狀、牌匾等要展開(kāi)并有序排列放置在加裝玻璃門(mén)的專(zhuān)用柜內，紀念品、工藝品類(lèi)實(shí)物要擺放在專(zhuān)門(mén)有玻璃防護的櫥窗式裝具柜內。通過(guò)6S管理整頓這個(gè)階段的工作，達到所保管的實(shí)物擺放有序，美觀(guān)又直觀(guān)，檢索目錄清晰，標識準確，在利用時(shí)可以用最短的時(shí)間取到所需的實(shí)物，大大的提高了工作效率。

三、6S管理清掃階段一清掃衛生、改善環(huán)境

6S管理中清掃階段工作的目的是鞏固整理、整頓階段的成果，清理、打掃生產(chǎn)現場(chǎng)及物品的衛生，包括看得見(jiàn)的地方和看不見(jiàn)的地方。應用在實(shí)物檔案管理中，清掃的工作就是使實(shí)物保存區域（庫房）的物品和環(huán)境都保持干凈整潔的狀態(tài)，具體包括：實(shí)物檔案的清掃和實(shí)物保存區域環(huán)境衛生的清掃。實(shí)物檔案收集存放后，長(cháng)年累月不清理就可能會(huì )使其灰塵蒙面或者造成污損、脫落、腐蝕等現象，針對這種自然現象，要依實(shí)物載體的不同特點(diǎn)定期對其清掃和進(jìn)行修復保養工作。對于印章、證件、獎品獎狀等要經(jīng)常清理擦拭干凈，保證內容清晰可見(jiàn)；對于紀念品類(lèi)（工藝品）有金屬材質(zhì)的要定期檢查是否有銹蝕和污漬；對于錦旗字畫(huà)、橫幅等，針對字跡不明或有破損等情況要進(jìn)行修補和定期保養，使之處于良好狀態(tài)。除此之外，針對存放實(shí)物的裝具、架柜以及周?chē)h(huán)境，要定期對其內外以及各個(gè)角落衛生進(jìn)行清理，發(fā)現垃圾等衛生隱患要及時(shí)清除，切實(shí)達到工作現場(chǎng)物品完好，環(huán)境整潔、清爽。

四、6S管理清潔階段一保持管理效果，形成制度

6S管理中清潔階段是將前三個(gè)階段的工作內容固化，對三個(gè)階段中的方法、措施、手段加以提煉和總結，形成制度化標準化，達到管理規范、物品整潔、環(huán)境干凈舒適的狀態(tài)。實(shí)物檔案管理的總結歸納也體現在4S階段。要結合高?！稒n案管理辦法》建立實(shí)物檔案管理規范，明確實(shí)物檔案收集的原則、歸檔范圍整理流程、保管和利用的登記制度；對保管實(shí)物檔案的區域或存儲裝備、輔助設備標示明確的責任者；同時(shí)，要建立與之對應的實(shí)物檔案巡查制度、監督檢查制度（存放在檔案庫房外的實(shí)物），并配套制定檢查表格和管理流程，使檔案管理人員日常巡查中清楚應該做什么、怎么做、做到什么程度；針對錦旗、重要價(jià)值物品、櫥窗玻璃以及照明燈具等的衛生清掃是難點(diǎn)，需制訂清掃規范和清掃時(shí)間等各項清掃標準。另外，要重點(diǎn)加強珍貴重要實(shí)物檔案的保養維護，要建立相應保養管理制度。通過(guò)4S清潔階段管理制度的強化執行，達到實(shí)物檔案6S管理在“堅持、維持、保持”中更加規范、有序，環(huán)境衛生更加整潔舒適。

五、6S管理素養階段一提高人員素養，形成風(fēng)氣

素養是6S管理的精華之處，也是開(kāi)展6S管理的最終目的，既培養人的工作主動(dòng)性、服務(wù)意識和好的行為習慣。實(shí)物檔案管理中的素養主要包括管理人員的責任意識、業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)素養。在實(shí)物檔案管理中，作為代表學(xué)校的檔案人員，要有高度的工作責任心和服務(wù)觀(guān)念，日常工作中，要熟悉家底，了解需求，掌握規律，做到主動(dòng)上門(mén)收集檔案、及時(shí)登記、準確利用。由于實(shí)物檔案的出現，檔案部門(mén)服務(wù)觀(guān)念和方式有較大轉變，在精神文明建設中發(fā)揮越來(lái)越大的作用，拉近了檔案與社會(huì )的距離。因此，針對各種利用需求的社會(huì )、校內的各類(lèi)人群，檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度、服務(wù)質(zhì)量的提升也至關(guān)重要。同時(shí)，要加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習，如探索合理收集實(shí)物檔案的途徑和工作方法，如何把實(shí)物檔案的保存管理工作做精做好等。除此之外，要提高工作的溝通和交流能力，加強組織與協(xié)調能力。在學(xué)術(shù)素養方面，要開(kāi)闊視野，采取走出去、請進(jìn)來(lái)，多渠道、多方面地參加與實(shí)物檔案相關(guān)的知識培訓，使其掌握歷史學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)知識，從而促進(jìn)高校實(shí)物檔案6S管理工作高效順利開(kāi)展。

六、6S管理安全階段一加強安全防范，保持安全完好狀態(tài)

安全是6S管理中的重要內容，是各項工作開(kāi)展的必要條件，它與以上五個(gè)階段的工作都有密切的聯(lián)系。因此，在實(shí)物檔案6S管理中，要把安全融人管理的每個(gè)環(huán)節，使實(shí)物檔案管理都建立在安全的前提下。為保證實(shí)物檔案工作在安全的環(huán)境下，一是要培養檔案管理人員的安全意識，時(shí)時(shí)刻刻都將安全放在第一位置，將安全隱患都消滅在萌芽狀態(tài)。另外，要杜絕檔案管理人的不安全行為，如錯位放置實(shí)物、隨意擠壓碰撞實(shí)物、不合理使用消防器材等行為；二是要加強檔案的安全防護工作。檔案管理人員要定期檢查實(shí)物的存放情況，發(fā)現破損、褪變或老化等應及時(shí)采取措施進(jìn)行保護和搶救；三是要提升實(shí)物存儲環(huán)境的安全管理，防止存儲設備、輔助設備安全事故的發(fā)生。